Private Nutzung betrieblicher Handys und Laptops durch Arbeitnehmer anstelle Gehaltserhöhung

Seit dem Kalenderjahr 2000 müssen Arbeitnehmer die Vorteile aus der privaten Nutzung von „betrieblichen“ Telekommunikationsgeräten und Personalcomputern (Handy/Laptop) nicht versteuern. Die steuerlichen Vorteile können von allen Arbeitnehmern – also auch GmbH-Geschäftsführern oder geringfügig Beschäftigten – in Anspruch genommen werden.

Voraussetzung ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Betriebes bleiben und der Arbeitgeber die Rechnungen dafür bezahlt. Der Standort des Geräts spielt keine Rolle. Es kommt also nicht darauf an, ob das Handy oder der Laptop am betrieblichen Arbeitsplatz, im Pkw während der Außendiensttätigkeit oder zu Hause im Büro, z. B. bei Telearbeitsplätzen, steht. Auch die Höhe der Privatnutzung spielt dabei keine Rolle.

Durch die Überlassung von Handys und/oder Laptops bieten sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile. Der Arbeitnehmer muss die Nutzungsüberlassung nicht versteuern und spart zusätzlich Sozialabgaben.

Würde der Arbeitgeber anstelle der Überlassung derartiger Geräte eine Gehaltserhöhung anbieten, müsste diese vom Arbeitnehmer versteuert werden. Auch die Sozialabgaben wären höher. Des Weiteren würden sich auch für den Arbeitgeber die Kosten für die Sozialabgaben erhöhen. Der Arbeitgeber kann die Anschaffungskosten und die laufenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen.

Mietwagen – polizeiliche Unfallaufnahme als Voraussetzung der Haftungsfreistellung

Wird in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) die dem Mieter eines Kraftfahrzeugs gegen Zahlung eines zusätzlichen Entgelts gewährte Haftungsfreistellung davon abhängig gemacht, dass er bei Unfällen die Polizei hinzuzieht, liegt darin keine unangemessene Benachteiligung.

Der Mieter hat es in der Hand, entweder die Obliegenheit zu erfüllen oder sich über sie hinwegzusetzen, dann aber seine Haftungsfreiheit einzubüßen. Der Vermieter hat auch bei Unfällen ohne Personenschaden ein Interesse an der vollständigen Aufklärung des Unfallgeschehens und ist dabei auf die Mithilfe der Polizei angewiesen. Verursacht der Mieter den Unfall vorsätzlich, grob fahrlässig, alkohol- oder drogenbedingt, so wird seine Haftung nicht reduziert.Der Vermieter kann seinen gesamten Unfallschaden ersetzt verlangen. Die dazu erforderliche Aufklärung ist ihm aber ohne Zuziehung der Polizei selten möglich.

Der Vermieter hat deshalb ein besonderes Interesse daran, dass die Entscheidung, ob eine polizeiliche Unfallaufnahme durchgeführt wird, von der Polizei selbst und nicht vom Mieter getroffen wird. Muss der Mieter die Polizei benachrichtigen, wird er zwar den Unfall so schildern, dass ihm der Wegfall der Haftungsreduzierung nicht droht. Jedoch kann die Polizei durch geeignete Nachfragen und unter Einsatz ihrer Erfahrung das Vorbringen des Verursachers auf Plausibilität überprüfen und dann eine Entscheidung treffen, ob ein einfacher Sachschaden vorliegt. Es ist nicht auszuschließen, dass die Polizei zur Unfallaufnahme erscheint, obwohl der Verursacher den Unfallhergang so geschildert hat, dass eine polizeiliche Unfallaufnahme zunächst nicht veranlasst schien. Jedenfalls ist es für den Vermieter günstiger, wenn die Polizei selbst entscheidet, ob sie den Unfall aufnimmt.

Die Regelungen, dass in einigen Bundesländern die Polizei einen Unfall nur aufnimmt, wenn auch ein Personenschaden vorliegt, ist unerheblich. Wobei die Ermessensentscheidung der Polizei maßgeblich von der Unfallschilderung des Benachrichtigenden abhängen wird.

Rechnung zum Download bei sog. „Online-Tarif“

Die Richter des Bundesgerichtshofs (BGH) hatten die Frage zu klären, ob die in vorformulierten Vertragsbedingungen eines Mobilfunk-Service-Providers enthaltene Klausel, wonach der Kunde bei Auswahl eines sogenannten „Online-Tarifs“ lediglich eine Online-Rechnung erhält, die im Internet-Portal des Anbieters bereitgestellt und vom Kunden abgerufen, aber auch heruntergeladen und ausgedruckt werden kann, eine unangemessene Benachteiligung darstellt.

Die BGH-Richter kamen zu dem Entschluss, dass die formularmäßige Erklärung, wonach der Kunde den Erhalt lediglich einer Online-Rechnung, die im Internet-Portal des Providers bereitgestellt wird, dort eingesehen, als PDF-Dokument heruntergeladen und auch ausgedruckt werden kann, akzeptiert und der Versand einer Rechnung per Briefpost unterbleibt, keine Verkürzung der Rechtsstellung der Kunden und damit keine unangemessene Benachteiligung darstellt.

Der Zugang einer Rechnung stellt jedoch nur – neben der Fälligkeit der Entgeltforderung – die Voraussetzung für den Beginn einer dreißigtägigen Frist dar, nach deren Ablauf der Schuldner spätestens in Verzug gerät.

Allerdings wird auch die Auffassung vertreten, dass dann, wenn – wie hier – dem Kunden die Rechnung nicht unmittelbar per E-Mail übermittelt wird, sondern dieser von sich aus tätig werden und auf das Internetportal des Unternehmens Zugriff nehmen muss, die Textform entsprechend den Voraussetzungen des Bürgerlichen Gesetzbuches erst und nur dann gewahrt ist, wenn es tatsächlich zum Download oder zum Ausdruck der entsprechenden Seite durch den Kunden kommt.

Regelungen zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung nunmehr endgültig abgeschlossen

Steuerpflichtige, die Geschäftsbeziehungen zu Staaten oder Gebieten unterhalten, die nicht bereit sind, Auskunftsaustausch in Steuersachen nach dem Standard der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zu leisten, unterliegen in Zukunft strengeren Mitwirkungs- und Nachweispflichten über diese Geschäfte. Das legten bereits Bundestag und Bundesrat mit dem Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz fest, das im Juli 2009 verabschiedet wurde.

Die dazu vom Bundesfinanzministerium vorgelegte Verordnung, der der Bundesrat am 18.9.2009 zugestimmt hat, beinhaltet u. a., dass für Geschäfte mit Geschäftspartnern in Ländern und Gebieten, die sich nicht an den OECD-Standard halten,

  • Einnahmen nur dann durch Abzug von Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten gemindert werden dürfen, wenn besondere Nachweispflichten erfüllt werden,
  • bei Geschäftbeziehungen zu nahestehenden Personen die bereits bestehenden Aufzeichnungspflichten in jedem Fall zeitnah erfüllt werden müssen,
  • auch für Geschäftsbeziehungen zu fremden Dritten bestimmte Aufzeichnungspflichten erfüllt werden müssen, die sonst nur bei Geschäften mit nahestehenden Personen gelten. Diese Aufzeichnungen müssen enthalten:
    • Art und Umfang der Geschäftsbeziehungen
    • Verträge und Vereinbarungen
    • genutzte Wirtschaftsgüter, auch immaterielle wie Nutzungsrechte oder Patente
    • die gewählten Geschäftsstrategien
    • wenn der Geschäftspartner eine Gesellschaft ist: alle Personen, die (auch mittelbar) Gesellschafter oder Anteilseigner dieser Gesellschaft in einem nicht kooperierenden Staat oder Gebiet sind.

Besondere Aufzeichnungen müssen nur dann nicht geführt werden, wenn die gezahlten Entgelte die Summe von 10.000 € je Person nicht überschreiten.

Welche Staaten Gebiete und Sachverhalte betroffen sind, ist zurzeit noch nicht genau definiert. Diese werden von der Bundesregierung noch mitzuteilen sein.

Geschäftsbeziehungen zu Kreditinstituten: Steuerpflichtige, die Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Kreditinstituten in nicht kooperierenden Staaten unterhalten, müssen diesen erlauben, den deutschen Behörden Auskünfte über ihn zu erteilen und die Steuerverwaltung zur Einholung dieser Auskünfte in seinem Namen bevollmächtigen.

Steuerermäßigungen oder -freistellungen im Zusammenhang mit Dividendenzahlungen, die von ausländischen Gesellschaften zufließen oder an diese geleistet werden, werden eingeschränkt, wenn keine Kooperation des betreffenden Ansässigkeitsstaates oder -gebietes stattfindet und der Steuerpflichtige die erhöhten Mitwirkungs- und Nachweispflichten nicht erfüllt.

Bitte beachten Sie: Das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz legt u. a. fest, dass von dem Gesetz Betroffene, bei denen die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr beträgt, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die diesen Einkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren haben. Einhergehend mit der gleichzeitig eingeführten Aufbewahrungspflicht wird die Überprüfbarkeit steuerlicher Sachverhalte durch eine generell zulässige Außenprüfung sichergestellt. Einer besonderen Begründung der Prüfungsanordnung bedarf es nicht. Die Finanzbehörde kann auch dann eine Betriebsprüfung anordnen, wenn der Steuerpflichtige seinen erhöhten Mitwirkungspflichten nicht nachkommt.